Outils pour des réunions vitruelles efficaces

Mis à jour : mai 28




LE TÉLÉTRAVAIL NÉ POUR DURER ...


Nécessaires, les réunions virtuelles s’avèrent désormais utiles pour faire le suivi avec les clients, le personnel en charge ou les collaborateurs et pour pouvoir prendre les meilleures décisions pour l'entreprise ou le projet.

L'avantage de cette modalité, en plus de l'apprentissage et de l'adaptation à la vie numérique, est qu'elle apportera sans aucun doute une expérience précieuse à chacun. Mais savez-vous comment organiser une réunion virtuelle efficace? Maîtrisez-vous votre langage corporel?




Dans les paragraphes qui suivent, j’ai combiné mon experience d’ingénieure en télécommunications en entreprise avec celle de consultante en image pour partager avec vous des conseils simples pour apprivoiser cet outil et l’utiliser à votre avantage.


DANS CE MOMENT DE PRUDENCE COLLECTIVE QUE NOUS VIVONS, NOUS NOUS VOYONS DANS LE BESOIN D'ESSAYER DE NOUVELLES ALTERNATIVES DE TRAVAIL COMME LA VIDÉOCONFÉRENCE.


* Contact Visuel : Compte tenu que le contact visuel en personne soit synonyme de sécurité, en vidéoconférence, sa valeur augmente du double.  À défaut de partager le même espace physique, regarder directement la caméra augmente votre crédibilité.

* Code vestimentaire : L'adaptation au code de chaque événement, même s'il est en ligne, témoigne du respect que nous avons les uns envers les autres. Par conséquent, si la séance est pour le travail, s'habiller comme si vous étiez au bureau est un signe d'engagement. En même temps, cela fait partie de la cohérence à maintenir entre l'image face à face et l'image en ligne.  Pour connaître vos possibilités vestimentaires, révisez les avantages de notre service de morphologie en ligne.


* Coiffure : L’espace est restreint dans la vidéoconférence en plus des effets de caméra de nous agrandir un peu plus ; garder une coiffure soignée et discrète qui permet de mieux apprécier votre visage aide l'autre à se concentrer sur votre message. Aussi pour les hommes, c'est la même considération pour les cheveux et la barbe. De cette façon, nous évitons les distractions.  Pour connaître les coiffures et coupes de cheveux qui vous conviennent personnellement, consultez notre service de « Visage et télétravail » en ligne.


* Choix judicieux d’accessoires : Comme nous l’avons vu pour les cheveux, y aller avec retenue lorsque vient le temps de choisir ; il est important de mettre la priorité sur notre visage et son expression plutôt que de risquer de faire de l’interférence à cause de bijoux trop peu discrets.  Nous garderons donc nos boucles d'oreilles et nos colliers de tailles plus importantes pour les rencontres en face à face. Dans les accessoires, nous pensons également aux broches, bandeaux et cravates qui, en grandeur peu contrôlée, pourraient voler la vedette.  Afin de définir ce qui vous convient personnellement, notre service « Visage et télétravail » en ligne, vous viendra en aide.



* L’espace : Le décor dans lequel vous vous installez, mérite bien d'être organisé. En arrière-plan, vous pouvez considérer des éléments en lien avec vos occupations dans la mesure du possible sinon, un fond simple est préférable.   Éviter d’offrir des sources de distraction avec des tableaux ou des photos qui risquent à leur tour d’être vus avec une certaine distorsion par les participants. Aussi si nous choisissons de mettre un fond en arrière-plan, le plus simple sera le mieux.


* Anticipation : Préparez-vous techniquement à l'avance pour la session. Assurez-vous que tout fonctionne ou que vous avez installé les logiciels nécessaires, avec un son, de la lumière si nécessaire et des microphones adéquats selon les besoins de la salle.


* Contrôle de l’utilisation de votre microphone : Pour le bon déroulement de toute réunion si vous n’êtes pas l’organisateur, évitez les interruptions ; il convient que votre microphone soit silencieux en tout temps et que vous n’en fassiez usage que lorsque c’est à votre tour de participer.


* Ponctualité : Entrez à l'heure à la réunion.   C’est une façon bienveillante de respecter le temps de l’autre et aussi de confirmer votre intérêt dans l’échange.  Vu la possibilité de nous perdre un peu dans le temps, et les activités différentes de chaque journée, enregistrer vos réunions dans nos agendas comme avant est une bonne façon de garder le moral et d’assurer un suivi adéquat.




J’espère vous avoir été utile par ces conseils.   Si vous désirez savoir un peu plus à propos des enjeux du télétravail ou recevoir des informations, nous offrons :

1- Consultation exploratrice

2- Visage et télétravail

3- Corps et langage non verbal dans un contexte de télétravail

4- Formation sur l’image en télétravail en lien avec le PACME.

5- Formations sur d’autres thèmes relatifs à l’image vestimentaire disponibles.



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